Số hóa thủ tục hành chính hiện là một trong những mục tiêu của nhiều cơ quan, tổ chức tại Việt Nam trong việc xây dựng thành công Chính phủ số, làm nền tảng cho chuyển đổi số trên quy mô toàn quốc gia. Đây cũng được coi là giải pháp hiệu quả để nâng cao chất lượng và trải nghiệm của người dân với dịch vụ công, đồng thời giảm bớt gánh nặng tài chính cho Nhà nước.

Số hóa thủ tục hành chính (TTHC) được xem là bước thay đổi đầu tiên, đóng vai trò nền tảng cho việc xây dựng Chính phủ số, với mục tiêu đổi mới hoàn toàn dịch vụ công. Thay vì làm việc thủ công, chủ yếu lưu chiểu dựa trên giấy tờ, sổ sách… kém hiệu quả và dẫn đến nhiều rủi ro trong thông tin, giờ đây hầu hết các cơ quan Nhà nước đã thi hành chính sách một cửa và chuyển đổi số bước đầu để nâng cao chất lượng dịch vụ công trong lòng dân. 

Mục tiêu của số hóa thủ tục hành chính  

Ngày 18/8, Văn phòng Chính phủ tổ chức hội thảo trực tuyến chia sẻ kinh nghiệm “Số hoá, kết nối, chia sẻ dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính: Kinh nghiệm của Pháp và thực tiễn triển khai tại Việt Nam”. 

Đây là Chương trình hợp tác tập trung vào các hoạt động hỗ trợ kỹ thuật thúc đẩy cải cách quy định, cắt giảm gánh nặng hành chính, cải thiện môi trường kinh doanh và xây dựng Chính phủ điện tử, chuyển đổi số phục vụ chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Việt Nam.

Theo Phó Chủ nhiệm VPCP Nguyễn Xuân Thành, qua thực tế triển khai, hiện mới chỉ có khoảng 6,17% kết quả giải quyết TTHC được cấp bản điện tử có giá trị pháp lý để tái sử dụng cho lần sau; 17,8% hồ sơ được số hóa, chủ yếu mới chỉ dừng ở mức chuyển từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử ở giai đoạn tiếp nhận hồ sơ, mà chưa thực hiện đầy đủ quy trình số hóa, chưa bảo đảm giá trị pháp lý của giấy tờ số hóa.

Thủ tướng Chính phủ Phạm Minh Chính nhấn mạnh chuyển đổi số phải để người dân, doanh nghiệp hưởng lợi từ dịch vụ công, tiện ích xã hội thuận tiện hơn, nhanh hơn, hiệu quả hơn, đồng thời yêu cầu VPCP và các bộ, ngành, địa phương đẩy mạnh công tác số hóa, cung cấp dịch vụ công, tiện ích phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Lợi ích của số hóa thủ tục hành chính 

Số hóa TTHC cũng như việc triển khai cung cấp dịch vụ công trực tuyến, triển khai phân mềm một cửa hay một cửa liên thông và dịch vụ công mức độ cao tại các cơ quan Nhà nước đem lại nhiều hiệu quả to lớn cho người dân, doanh nghiệp, cụ thể:

1. Nâng cao hiệu quả giải quyết TTHC

Mục đích chính của số hóa TTHC là để hỗ trợ hoạt động điều hành, tác nghiệp cho cán bộ trong khi giải quyết giấy tờ, TTHC trên địa bàn cấp tỉnh đến cấp xã. 

Trung bình, mỗi cán bộ nhân viên phải xử lý trên 1000 hồ sơ một ngày. Thay vì phải nhập liệu thủ công (vào sổ) từng bộ hồ sơ, gây mất thời gian, dễ xảy ra sai sót và thiếu an toàn thông tin thì giờ đây, sau khi số hóa TTHC, tất cả tài liệu được đẩy lên hệ thống. Việc sử dụng phần mềm giúp cán bộ công chức tiếp nhận dễ dàng, giải quyết nhanh chóng và trả kết quả ‘siêu tốc’ cho ngươi dân. Hơn thế nữa, điều này còn tiết kiệm thời gian, công sức, ngân sách, giải quyết bài toán dữ liệu chồng chéo, mất an toàn và nhiều sai sót trong khâu lưu trữ, bảo quản. Đặc biệt, nhờ số hóa TTHC mà cơ quan cấp trên có thể kiểm tra, giám sát, cập nhật thường xuyên quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ của cơ quan cấp dưới mọi lúc, mọi nơi, đảm bảo quá trình này diễn ra minh bạch, hiệu quả. 

2. Nâng cao trải nghiệm của người dân 

Đây là một trong những mục tiêu chính của Chính phủ Việt Nam khi triển khai số hóa TTHC. Việc ứng dụng số hóa TTHC góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát thủ tục mà còn tạo mọi thuận lợi, giảm thời gian, chi phí cho nhân dân, tránh khỏi những phiền hà không đáng có. 

Theo đó, rất nhiều thủ tục hành chính cần được sao y, chứng thực đã không cần bản gốc; người dân đến làm thủ tục hành chính mà không cần bất kỳ một loại giấy tờ nào. Chỉ cần dấu vân tay kích vào phần mềm có sẵn sẽ hiện lên thông tin cá nhân để người dân lựa chọn loại dịch vụ cần làm.

Hay một ví dụ khác, như trước đây nếu muốn đăng ký thủ tục hành chính phải đến trực tiếp cơ quan nhà nước nhận phiếu theo thứ tự, chờ cán bộ tiếp nhận hồ sơ, thì nay, với phương thức dịch vụ công trực tuyến mức, mọi việc liên quan đến thủ tục hành chính đều có thể được thực hiện ở nhà, tiện lợi cho những người dân ở xa trung tâm, khó khăn trong việc đi lại. 

3. Tiết kiệm nguồn kinh phí khổng lồ cho Nhà nước

Thời gian qua, việc ứng dụng số hóa TTHC để xây dựng hệ thống dịch vụ công trực tuyến được xem là khâu quan trọng, then chốt trong tiến trình cải cách hành chính và triển khai Chính phủ điện tử, đặc biệt là lợi ích to lớn trong tiết kiệm ngân sách. 

Ví dụ, tại Hàn Quốc, việc áp dụng hệ thống dịch vụ công trực tuyến đã giúp tiết kiệm tới 8 tỷ USD mỗi năm. Hàn Quốc còn đi đầu trong xu thế “3 không”: Không giấy tờ, không bảo vệ (vì sử dụng dấu vân tay) và không có khiếu nại. Lợi ích nhận thấy rõ nhất là tiết kiệm chi phí cho giấy tờ, chi phí nhân công cho bảo vệ mà vẫn đảm bảo hiệu quả, an toàn, thoải mái cho người dân. 

Chỉ cần tính chi phí gửi thư mời qua email, tin nhắn SMS thay cho hình thức thư mời bằng giấy như trước đây, UBND TP HCM từng khẳng định đã tiết kiệm được hơn 1 tỉ đồng mỗi năm. Theo tính toán, Đề án đơn giản hóa thủ tục hành chính, giấy tờ công dân và các cơ sở dữ liệu liên quan đến quản lý dân cư giai đoạn 2013-2020 đã tiết kiệm chi phí thực hiện thủ tục hành chính cho người khoảng 1.600 tỷ đồng/năm. Ngoài ra những khoản “chi phí không chính thức” đè nặng người dân và doanh nghiệp bấy lâu sẽ được cắt giảm hoàn toàn. 

4.  Nâng cao khả năng bảo mật cho tài liệu 

Trước đây, người dân do phải bảo quản quá nhiều loại giấy tờ cho các TTHC hằng ngày như khai báo tạm trú, tạm vắng, đăng ký giấy tờ xe; đăng ký kết hôn,… dẫn đến nhầm lẫn, thường xuyên làm mất, rách, hỏng. Quá trình làm lại các giấy tờ như chứng minh thư, giáy tờ xe, sổ đỏ, hộ khẩu,… rất mất thời gian và tốn công sức.

Thêm nữa, khi cán bộ công chức quản lý hồ sơ giấy, nhập liệu thủ công trên máy tính rất dễ rò rỉ thông tin, dễ cháy nổ, hỏng hóc hay bị mối mọt theo thời gian, nhất là với những tài liệu liên quan đến con người cần lưu trữ lâu dài. 

Việc số hóa TTHC đã giải quyết bài toán trên, ‘thu gọn’ mỗi loại thông tin trong một căn cước công dân có gắn chip; bảo quản, lưu trữ và xử lý tài liệu, hồ sơ trên một hệ thống minh bạch, nâng cao khả năng bảo mật và hiệu quả khai thác thông tin.  

Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị triển khai số hóa tài liệu. Tuy nhiên làm thế nào để khai thác hết tiềm năng của tài liệu điện tử sau số hóa, đặc biệt là loại kết quả thủ tục hành chính thì không phải đơn vị nào cũng có đủ năng lực đảm nhiệm. 

Dịch vụ số hóa TTHC từ FSI tự tin đảm nhiệm các dự án số hóa quy mô lớn, yêu cầu phức tạp, nhờ năng lực triển khai xuất sắc và khả năng tối ưu chi phí, thời gian triển khai dự án, dựa trên ưu thế về công nghệ tiên tiến, đội ngũ 3500 nhân sự giàu kinh nghiệm, cùng quy trình số hóa chuyên nghiệp, bảo mật. Đặc biệt, FSI đã vinh dự nhận Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Công an trong việc thực hiện Dự án Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và Dự án Sản xuất, cấp và quản lý căn cước công dân.

 Với 15 năm kinh nghiệm, FSI đã và đang triển khai dịch vụ số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho hơn 5500 khách hàng thuộc khối chính phủ, các doanh nghiệp, tập đoàn lớn, bao gồm: DB Schenker Việt Nam, Masterise Group, Mercedes-Benz Việt Nam, Bayer Vietnam, Bosch, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam, Hội Quốc tế ngữ Việt Nam…

Trong giai đoạn vừa rồi, Chính phủ đã đẩy mạnh số hóa thủ tục hành chính với mục tiêu cải thiện chất lượng dịch vụ công. Hành trình này mới chỉ bắt đầu và còn cần được phát triển, từng bước cắt giảm hoàn toàn các thủ tục cồng kềnh, thiếu hiệu quả, từ đó nâng cao lòng tin cũng như mức độ hài lòng của người dân và nhanh chóng đẩy nhanh xây dựng Chính phủ số!